Thứ Tư, ngày 10 tháng 8 năm 2011

De co mot e kip quan ly hieu qua

Số lượt xem: 689
Gửi lúc 11:50' 28/07/2009

Để có một ê kíp quản lý hiệu quả

Để có một ê kíp quản lý hiệu quả

Cùng với thời gian, chắc hẳn bạn phải thừa nhận rằng bạn không thể tự mình đảm đương tất cả mọi việc trong công ty, dù doanh nghiệp của bạn chỉ mới thành lập.

Vậy là đã đến lúc bạn cần xây dựng cho mình một ê kíp trợ giúp để hoạt động quản lý điều hành diễn ra một cách hiệu quả nhất.

Việc xây dựng một ê kíp quản lý có thể làm việc hiệu quả yêu cầu bạn biết cách kết hợp chuẩn xác các công việc cụ thể với điểm mạnh của mỗi nguời. Điều này có nghĩa là bạn sẽ trao công việc và trách nhiệm tuỳ theo năng lực và trình độ của họ, thay vì dựa trên những thiện cảm, mối quan hệ gần gũi hay đơn thuần vì bạn thích tính cách cởi mở, dễ gần của họ. Yêu cầu này bao gồm luôn cả bản thân bạn - đừng đảm nhận những chức vụ hay trách nhiệm không thích hợp.

Nếu vào thời điểm này bạn đang tuyển dụng một ê kíp quản lý điều hành cấp cao, bạn nên tìm kiếm những nhân vật đảm nhiệm đủ các chức danh dưới đây:


Giám đốc điều hành – Chief Executive Officer (CEO)

Trên thực tế, CEO chính là lãnh đạo trực tiếp của tất cả nhân viên trong công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc. Họ quyết định chiến lược của công ty. Họ tuyển dụng và xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao. Họ là người cuối cùng gọi điện thoại thông báo các khoản lợi nhuận trong công ty được phân chia như thế nào. Họ là người xuất hiện trên các tạp chí kinh doanh. Và họ cũng là người đứng trước bồi thẩm đoàn trong các vụ kiện liên quan đến hoạt động của công ty.

Một CEO cần có kỹ năng suy tính chiến lược, khả năng phát hiện ra những điểm bất thường giữa các hoạt động kinh doanh bình thường và đánh giá về các "điểm nóng" trên thị trường. Tiếp theo, CEO phải có khả năng xác định hướng đi tốt nhất cho công ty phù hợp với các điều kiện thị trường trong tương lai. Họ phải biết đưa ra những lời dự đoán, đôi khi thậm chí dám mạo hiểm để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Tuy nhiên, kỹ năng quan trọng nhất của CEO thể hiện ở khâu tuyển dụng và sa thải nhân viên. CEO cần có khả năng nhận ra và tuyển dụng những nhân viên tốt nhất, sa thải những nhân viên làm việc không hiệu quả, đồng thời điều hành cũng như động viên các nhân viên khác trong công ty.

Bạn biết rằng một CEO chuyên nghiệp sẽ vô cùng cần thiết khi bạn lâm vào hoàn cảnh khó khăn và không thể tự mình thoát ra được. CEO sẽ suy tính hướng đi của công ty, làm thế nào để các nhân viên và chu trình trong công ty đạt được mục tiêu đề ra, và họ sẽ làm việc như thế nào trên thị trường hiện tại. Nói chung, hãy suy nghĩ đến việc tuyển dụng một CEO để giúp đỡ bạn trong công việc quản lý điều hành.


Giám đốc hoạt động - Chief Operating Officer (COO)

COO sẽ đảm nhiệm việc quản lý điều hành các công việc liên quan đến những hoạt động cụ thể, chi tiết tỷ mỉ, thậm chí nhỏ nhặt trong công ty. Bạn thử đến việc hãng UPS đã vận chuyển gần ba tỷ khối bưu kiện trong vòng 02 tuần trước dịp lễ giáng sinh: COO của UPS có trách nhiệm đảm bảo rằng công ty có thể gửi bưu kiện ngày này qua ngày khác mà không để một sự chậm trễ nào xuất hiện. COO xác định những gì cần được xem xét, đánh giá, do đó COO có thể nắm vững mọi chi tiết, nhu cầu có liên quan.

Tiếp theo, tập thể chuyên trách dưới quyền COO sẽ tạo ra một hệ thống kiểm tra, giám sát mọi công việc thường nhật, đồng thời phản ứng kịp thời khi công việc trong công ty có gì sai sót.

Trong các hoạt động kinh doanh bán lẻ tại một địa phương, nhà quản lý cửa hàng sẽ đóng vai trò COO. Khi bạn mở rộng các hoạt động ra nhiều địa phương khác nhau, hay khi các hoạt động bán lẻ trở thành một phần trong tập hợp nhiều hoạt động kinh doanh đa dạng khác nhau, thì đã đến lúc bạn cần tuyển dụng một người chuyên về việc kiểm tra đánh giá, hoạt động thường nhật và các chi tiết trong công ty. Đó chính là COO.


Chủ tịch - President

Không ai biết được một vị chủ tịch sẽ đảm nhiệm những công việc gì. Cùng một câu hỏi về vấn đề này được đưa ra cho 10 vị giám đốc khác nhau, mỗi người sẽ có một câu trả lời khác biệt. Một số người cho biết chủ tịch sẽ giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên theo chức năng - quản lý nhân sự, tài chính và chiến lược – trong khi COO sẽ giám sát những hoạt động thường ngày. Một số người khác lại cho rằng chủ tịch chính là COO, đặc biệt tại những công ty nhỏ. Quả thật, đôi khi chủ tịch sẽ đảm nhiệm khoảng trống công việc còn lại giữa COO và CEO. Đôi khi, chức danh chủ tịch có thể được giao cho một người có năng lực quản lý điều hành. Trong mọi trường hợp, bạn nên suy nghĩ kỹ lưỡng về việc liệu bạn có thực sự cần chức danh này hay không, liệu công ty đã hoạt động hiệu quả chưa với hai chức danh CEO và COO.


Giám đốc tài chính - Chief Financial Officer (CFO)

Một cách rõ ràng và dễ hiểu, các CFO sẽ đảm nhiệm tất cả công việc liên quan đến tiền bạc. Họ xây dựng các chiến lược tài chính và ngân quỹ. Họ cân nhắc hiệu quả kinh tế giữa thuê và mua. Họ xây dựng hệ bộ máy kiểm soát trong công ty nhằm duy trì một hệ thống tài chính lành mạnh. CFO biết thu xếp những khoản thu chi hợp lý, biết xác định khách hàng, sản phẩm và hướng kinh doanh nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất.

Chắc hẳn bạn sẽ biết được khi nào cần đến một CFO. Bạn có thức giấc lúc nửa đêm khi gặp phải những cơn ác mộng về các con số không? Nếu có, hãy tuyển dụng một người chuyên trách về công việc tài chính. Đó chính là CFO, người có món quà sinh nhật mơ ước là một chiếc máy tính và cuốn sổ kế toán mới. Tiền bạc luôn là "dòng máu" trong các hoạt động kinh doanh của bạn, và lưu lượng tiền mặt được xem là tất cả. Có thể bạn không biết sự khác biệt giữa lưu lượng tiền mặt và lợi nhuận? Hãy chạy, đừng đi bộ, tới máy điện thoại gần nhất và tìm kiếm cho mình một CFO.


Giám đốc tiếp thị - Chief Marketing Officer (CMO)

Thời gian gần đây, các công ty có xu hướng tuyển dụng những chuyên gia tiếp thị cao cấp hơn là một phó chủ tịch. Lý do thật đơn giản: nhiều thách thức trong kinh doanh đến từ hoạt động tiếp thị, vì vậy các chiến lược kinh doanh của các công ty bao giờ cũng phải ăn khớp với các chiến lược tiếp thị. Một CMO sẽ sở hữu các chiến lược tiếp thị, các chiến lược bán hàng, đồng thời giám sát việc thi hành chúng. CMO sẽ biết rõ về lĩnh vực bạn đang hoạt động và giúp bạn nâng cao vị thế sản phẩm, tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, chọn lựa các nhà phân phối…

Nếu thành công trong kinh doanh của bạn phụ thuộc chủ yếu vào các hoạt động tiếp thị, bạn sẽ cần đến một CMO. Đó có thể là bạn, nhưng chỉ khi bạn có thời gian để giúp công ty duy trì sức cạnh tranh, giám sát các hoạt động tiếp thị, đồng thời vẫn thực hiện tốt các công việc khác của bạn. Ngược lại, bạn cần tìm kiếm một người có năng lực đảm nhận công việc này.


Giám đốc công nghệ - Chief Technology Officer (CTO)

Một CTO sẽ giúp công ty bạn theo sát các xu hướng công nghệ mới, tích hợp xu hướng công nghệ đó vào các chiến lược của công ty và đảm bảo rằng công ty không bị tụt hậu về công nghệ. Bạn không nên xem họ như những người chỉ biết mua những "món đồ chơi" mới. Bạn sẽ cần đến một CTO, nếu công nghệ có tác động chiến lược đến hoạt động kinh doanh hay đến ngành công nghiệp của bạn. Nếu bản thân bạn đã là một chuyên gia công nghệ, hay ngành công nghiệp của bạn dựa nhiều trên công nghệ, bạn có thể vào vị trí CTO.

Dưới đây là một thử nghiệm nhanh giúp bạn tìm hiểu xem liệu CTO của bạn có thể tạo dựng mối liên kết giữa công nghệ và chiến lược không: Hãy hỏi CTO của bạn rằng ngôn ngữ lập trình của công ty có ảnh hưởng như thế nào đến chiến lược. Nếu câu trả lời nghe có vẻ phức tạp hơn câu "Nó sẽ giúp tìm kiếm các nhà lập trình một cách dễ dàng hơn", thì CTO của bạn dường như đã có những suy nghĩ mang tính chiến lược.

Các quảng cáo trên báo, hay những thông cáo trên mạng không phải là cách thức hiệu quả, bởi vì một giám đốc điều hành có năng lực hiếm khi đăng tải thông tin tìm việc của mình trên báo chí, cũng như không mấy khi đọc báo để xin việc.


Cách thức tìm kiếm một ê kíp ưng ý

Nếu quỹ tiền bạc của bạn luôn sẵn sàng, thì các công ty "săn đầu người" sẽ là lựa chọn tốt nhất. Mặc dù bạn phải trả một khoản phí không nhỏ, nhưng họ hoàn toàn có thể giúp bạn tìm được những giám đốc như mong muốn. Họ cũng có thể mang đến cho bạn những giám đốc tài hoa mà nếu tự mình tìm kiếm thì bạn sẽ không thể tìm thấy được. Các công ty tuyển dụng có thể chuyên về từng ngành, từng chức năng, khu vực địa lý và mức độ công việc, vì vậy, khi quyết định nhờ đến một công ty dịch vụ nhân sự, bạn nên lưu ý điều này.


Một khi bạn có được một ứng viên tiềm năng, làm thế nào để bạn biết chắc rằng họ có thể đáp ứng tốt các nhu cầu công việc? Những giám đốc luôn có một tác động lớn đến các nhân viên, hệ thống sản xuất và lợi nhuận, vì vậy họ xứng đáng để bạn dành ra một khoảng thời gian nhằm kiểm tra năng lực của họ một cách kỹ lưỡng. Hãy liên lạc với những người quen cũ của họ và cẩn thận lắng nghe. Một CFO có thể đã từng tham ô tại công ty anh ta làm việc trước đây, nhưng ông chủ ở đó vẫn nói rằng "Anh ta hoàn thành tốt công việc". Và đây là một câu chuyện có thật. Vì thế bạn cần lắng nghe ý kiến nhận xét từ nhiều nguồn khác nhau.


Những vấn đề cần chú ý khi phỏng vấn

Khi ngồi đối diện với một ứng viên, có một vài điều mà bạn cần quan tâm:

- Hãy đảm bảo rằng ứng viên biết rõ công việc của mình. Nếu vị CMO tương lai của bạn biết được sự khác biệt giữa bán hàng và tiếp thị, hay CFO của bạn có thể nói cho bạn biết sự khác biệt giữa LIFO và FIFO, thì bạn có thể miễn cho họ vòng phỏng vấn.

- Bạn có tin tưởng ứng viên? Bạn có muốn bớt chút thời gian để trò chuyện với họ? Cho dù họ có tài giỏi đến đâu, nhưng có lẽ bạn không muốn tuyển một người mà bạn không tin tưởng. Đã có COO rất sợ ra những quyết định khó khăn hay ngại ngần trong việc tái cơ cấu tổ chức toàn bộ công ty.

- Nói chuyện với mọi người ở công ty cũ của ứng viên. Liệu những gì ứng viên tự cho rằng mình đủ năng lực làm việc có được phản ánh đúng qua những gì mà các đồng nghiệp hay cấp dưới cũ nói về họ? Tìm hiểu xem liệu họ có thực hiện tốt công việc và họ đóng góp như thế nào cho văn hoá công ty.

- Luôn tuyển dụng những người thực sự thông minh. Đây là một lời khuyên giá trị: mỗi một giám đốc mới nên giúp công ty bạn gia tăng mức IQ trung bình. Điều này đồng nghĩa với việc họ nên là những người thông minh hơn bạn. Hãy làm quen với việc này.

- Tìm hiểu về khả năng tự hoàn thiện. Liệu ứng viên sẽ tiếp tục mắc phải những sai sót của họ trong quá khứ? Hay liệu họ sẽ học hỏi được từ những sai sót và áp dụng những kinh nghiệm đó đối với công ty của bạn?

- Sử dụng kỹ thuật "phỏng vấn miêu tả hành vi (behavior description interviewing). Đừng hỏi về những kiến thức cơ bản, cũng đừng đặt ra những câu hỏi "nếu như", mà thay vào đó, bạn hãy đề nghị ứng viên chia sẻ những sự kiện, kinh nghiệm cụ thể trong quá khứ. Những câu chuyện này sẽ bộc lộ rõ ràng trình độ, kỹ năng và giá trị của họ. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu CFO tương lai miêu tả về một quỹ mà họ đã lập, cũng như việc họ quản lý chúng như thế nào khi các giám đốc sử dụng hết và còn yêu cầu thêm nữa.

Chú ý: Hãy thận trọng với việc tuyển dụng bạn bè hay người thân trong gia đình. Họ mong đợi bạn tin tưởng họ và cho rằng họ có những kỹ năng làm việc tốt. Điều tồi tệ nhất là bạn có thể tin tưởng họ và cho rằng họ làm được việc mà không cần bằng chứng nào cả. Bạn có thể sẽ phải hối hận sau quyết định tuyển dụng đó. Và khi bạn phân biệt rõ ràng giữa công việc và tình cảm, bạn mới có thể nhận xét thật khách quan những bạn bè hay người thân của bạn có thích hợp với vị trí làm việc đó không.


Thoả thuận công việc

Không có quy tắc chung nào về những thoả thuận cần đưa ra cho ứng viên khi mời họ làm việc. Do công việc của các giám đốc có ảnh hưởng quyết định đến thành công của toàn thể công ty, nên nhiều giám đốc được hứa hẹn cả quyền lựa chọn cổ phiếu cùng với những khoản tiền thưởng tuỳ theo mức lợi nhuận mà công ty có được. Quyền lựa chọn cổ phiếu nên được áp dụng cho những giám đốc làm việc lâu dài, trong khi lợi nhuận và tỷ lệ phân chia lợi nhuận có thể áp dụng khi bạn cần kết quả kinh doanh hàng năm.

Đương nhiên, không phải tất cả các giám đốc đều muốn có cổ phần. Một vài người quan tâm nhiều đến yếu tố thời gian dành cho gia đình, bầu không khí hòa đồng trong công ty, một công việc thách thức, hay là một phần của những nỗ lực thay đổi thế giới. Bạn càng hiểu rõ họ bao nhiêu, bạn càng có khả năng đưa ra những thoả thuận giúp họ cảm thấy thoả mãn bấy nhiêu, chứ không đơn thuần là vấn đề tiền bạc.

Cho dù bạn có đưa ra những điều kiện gì thì bạn cũng phải làm cho nó được đơn giản. Nếu chính sách thưởng của công ty cần đến một thạc sỹ toán học mới hiểu được, nó sẽ không động viên mọi người chút nào.


Trao quyền cho các giám đốc mới

Một khi ứng viên chính thức là thành viên của ê kíp quản lý thì bạn phải tin tưởng họ. Sự bảo thủ sẽ luôn ở trong con người bạn. Bạn sẽ cho rằng những hướng dẫn của mình là rõ ràng và nếu họ hành động không đúng là do lỗi nơi họ. Tuy nhiên, bạn không thể lúc nào cũng đúng. Chìa khoá để có được thành công trong các mối quan hệ với ê kíp quản lý là thay đổi những gì còn bảo thủ trong con người bạn. Bạn hãy đồng ý để họ làm và chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn của họ.

Sẽ rất có lợi nếu bạn dự liệu trước xem bạn sẽ giải quyết những bất đồng như thế nào. Bạn tuyển dụng một người mà bạn cho rằng những quyết định của họ sẽ tốt hơn của bạn, vì vậy, rất có thể khi bạn không đồng ý với họ thì họ đang đúng và bạn đã sai. Hãy sớm thảo luận về việc bạn sẽ giải quyết như thế nào, qua đó bạn có thể có được nhiều ích lợi từ những xung khắc mang tính xây dựng: nếu bạn đồng ý về mọi việc, thì hoặc bạn, hoặc người bạn vừa tuyển dụng, sẽ không cần thiết.

Nghệ thuật kinh doanh nằm ở chỗ bạn biết cách đạt được những điều mà bạn không thể đạt được nếu làm một mình. Công việc của bạn không nhằm hướng tới các mục tiêu đề ra, mà là để xây dựng một tập thể có đủ khả năng đạt được các mục tiêu. Nếu bạn thực sự mong muốn vươn tới các mục tiêu của mình, bạn cần trông cậy vào sự trợ giúp của một số người, và thiết lập một ê kíp quản lý điều hành hiệu quả, biết rõ những gì bạn cần ở họ, tìm ra các ứng viên có năng lực và đưa cho họ những gì họ cần để thực hiện tốt công việc được giao. Nếu bạn lựa chọn tốt, họ sẽ thành công và sẽ đem lại thành công cho bạn.


Xem tiếp

Bản gốc: Thiết kế website - Để có một ê kíp quản lý hiệu quả

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét